08 май 2019

Как устроен один из лучших интранетов России? Кейс НЛМК

Яна Ларина, главный редактор корпоративного портала Группы НЛМК, рассказала Ривелти, как компании удалось устранить цифровое неравенство между офисом и производством, чем Битрикс-24 лучше Sharepoint, и в чем уникальность интранета, который признан лучшим в России.

NLMK_main.png Лента новостей корпоративного портала НЛМК

Владелец интранета: Внутренние коммуникации (Дирекция по связям с общественностью)
Команда: 6 человек
Платформа: Битрикс-24
Пользователи: 33 000 активных уникальных пользователей (ежемесячно)
ИТ-интегратор: QSOFT, Artwell
Общее количество сотрудников: 53 000 (89% зарегистрированы в интранете)
Основные аудитории интранета: рабочий, мастер, сотрудник офиса, руководитель, помощник руководителя 
Уникальная функциональность интранета: интеграция с корпоративным телевидением
ТОП самых посещаемых разделов: зарплата, вакансии, конкурсы, блоги и сообщества
Длительность проекта по реновации интранета: 10 месяцев
Награды: IDWawards 2019, Best Intranet Russia, Intercomm-2018

Команда интранета НЛМК

Команда интранета НЛМК

Цифровое равенство в интранете

Пять лет назад в НЛМК не было современных каналов и инструментов внутренних коммуникаций. Были только корпоративные газеты и журнал. Мы начинали все с нуля, и первая попытка оказалась не совсем удачной. В качестве интранет-платформы мы выбрали самое популярное на тот момент решение — MS Sharepoint.

Мы с легкостью подключили 19 600 офисных сотрудников, это примерно треть коллектива, но на этом ресурс иссяк. Закупать учетные записи Microsoft всем 53 000 сотрудников, во-первых, было очень дорого, а во-вторых, непонятно, как бы заходили в интранет рабочие, у которых нет служебных компьютеров — со своих телефонов, с личных компьютеров, с терминалов на проходных? Платформа MS Sharepoint на тот момент не была предназначена для мобильных устройств. Поэтому через 3 года после успешного запуска первого корпоративного портала, мы поняли, что это тупиковый путь. Платформу для интранета придется менять, и начинать все сначала.

Почему Битрикс, а не Sharepoint?

Мы протестировали множество интранет-платформ и посмотрели, какие решения применяют другие компании, однако для нас все это было неприемлемо: либо неполный охват коллектива, либо слишком дорого для такого количества сотрудников. Главная задача заключалась в объединении двух принципиально разных аудиторий: офисного и рабочего персонала. «Мы — одна команда!» — это один из наших основных принципов в компании.

Мы решили рискнуть — попробовать российскую разработку Битрикс-24. Платформа предлагала удобное коробочное решение для корпоративного портала, но пользовались ею небольшие компании. Мы стали первыми, кто запустил интранет на Битриксе для такого большого количества пользователей.

Подрядчиков выбирали по двум критериям: наличие компетенций по Битрикс и использование эджайл-подхода в работе. Весь срок проекта от подготовки технических требований до запуска составил 10 месяцев. В апреле 2018 мы открыли новый интранет для всех сотрудников. И сейчас, по прошествии года, уже можно с уверенностью сказать, что мы довольны интранет-платформой.

Для чего нужна мобильная версия интранета?

У интранета НЛМК пока нет мобильного приложения, но зато есть адаптивный дизайн: войти на портал легко с любого мобильного телефона, верстка адаптируется под размер экрана. Статистика интранета показывает, что сейчас более 50% наших коллег заходят на корпоративный портал со смартфона. Мы запланировали разработку мобильного приложения, это будет полная версия интранета, по аналогии с Фейсбуком. 

Наиболее посещаемые разделы интранета в мобильной версии такие же как и в десктопной — сервисы. Сотрудники чаще всего запрашивают зарплатные листки, заказывают справки, пишут заявления на отпуск, оформляют командировки. Популярны также внутренние вакансии, корпоративные скидки и конкурсы редакции. 

При разработке мобильной версии нужно помнить о том, что сотрудники могут пользоваться разными операционными системами, не только Айос и Андроид. Я рекомендую проводить предварительное исследование прежде чем запускать что-либо. Например, нам сначала было непросто реализовать раздел «Сообщества» (это площадки для коммуникации сотрудников внутри отдельных подразделений или группы по интересам), так как он отличается функционалом от большинства других разделов. Мы с разработчиками проводили множество тестов, чтобы в мобильной версии все загружалось так же успешно, как с компьютера.

Страница сотрудника в интранете

Страница сотрудника в интранете

Корпоративная соцсеть

Два года назад нас считали сумасшедшими. «Корпоративная соцсеть для рабочих-металлургов? Не смешите! Такие вольности себе не каждая ИТ-компания позволить может!». Но мы упорствовали. Главный аргумент для руководства — «Хотите вовлечения? Дайте людям привычный инструмент во внутренних коммуникациях, чтобы они не во „Вконтакте“ общались, а здесь на портале». Сработало. Теперь корпоративной социальной сетью для всех сотрудников грезят многие промышленные компании в России. Мы стали первыми.

В ленте портала «Коллеги» любой сотрудник от президента до рабочего может размещать посты без премодерации. Блоги ведутся активно, сотрудники чувствуют себя свободно. У нас уже более 100 постоянных авторов. Иногда я вижу, что в ленте поднимаются проблемные темы, болезненные для бизнеса, но они обсуждаются в комментариях и успешно решаются без давления, необоснованной критики и конфликтов. Конечно есть правила портала — это взаимоуважение, отсутствие ненормативной лексики и оскорблений. Это все разделяют, и пока никаких проблем с пользователями у нас не было. 

Недавно мы провели прямую линию с президентом компании по аналогии с прямой линией с президентом страны. Помимо сотрудников, которые присутствовали в конференц-зале и подключались по телемосту из других производственных площадок, на портале можно было в режиме реального времени оставлять комментарии, задавать вопросы. Это был наш первый опыт, но вопросов было действительно очень много. Мы их отработали вместе с руководством компании, и президент опубликовал все ответы в своем блоге на портале.

Лента блогов интранета НЛМК

Лента блогов в интранете НЛМК

Зачем нужны сообщества в интранете?

Сейчас в интранете НЛМК 115 сообществ, и каждый сотрудник может завести собственное. Не все сообщества приживутся, какие-то перестанут действовать за ненадобностью. 

Все сообщества можно разделить на три типа: экспертные, профессиональные и по интересам. В экспертных сообществах сотрудники делятся опытом. Например, есть сообщества продвинутых пользователей Microsoft Powerpoint, Microsoft Excel, клуб английского языка, клуб публичных выступлений. Профессиональные сообщества — это группы, которые создали подразделения для решения внутренних задач. Группы по интересам — это, например, сообщества волонтеров, сообщества спортсменов группы, любителей компьютерных игр и т.д. 

Волонтерское движение появилось в компании в прошлом году, и сегодня в его рядах уже более 500 сотрудников. Сообщество волонтеров помогает обсуждать планы, вести проекты и блоги, реализовывать собственные идеи и делать добрые дела.

У нас система сбора аналитики, которая позволяет отслеживать количество уникальных пользователей в каждом сообществе и отправлять статистику модераторам. Сейчас одно из самых популярных экспертных сообществ — это сообщество управления проектами, а самое посещаемое — сообщество профсоюза. В последнем отлично обрабатывается обратная связь по всем социальным вопросам.

Страница сообществ НЛМК

Страница сообществ в интранете

Интранет для всех здесь и сейчас 

В интранете НЛМК два типа авторизации: для тех, у кого есть корпоративная учетная запись, и для тех, у кого ее нет. Офисные работники заходят стандартным способом через логин и пароль. Те, у кого нет компьютера на рабочем месте, авторизуются по СМС. Сразу после СМС-авторизации пользователь может видеть блоги, читать новости, вступать в сообщества, а для использования кадровых сервисов нужно набрать номер горячей линии: оператор задаст проверочные вопросы, ответы на которые знает только сам сотрудник, и откроет доступ ко всем возможностям портала.

СМС, роуд-шоу и другие инструменты вовлечения 

После запуска нового интранета нам помогла смс-рассылка от нашего зарплатного банка, в которой всех пригласили на портал смотреть зарплатный листок. Переходов через сообщения было много, продвигать новую версию интранета оказалось не так сложно. К тому же новый портал занял старый адрес.

Мы использовали также классические инструменты продвижения: баннеры, электронную рассылку для офисного персонала, объявления на стендах в цехах, журналах и газетах. Дополнительно нам помогли личные встречи. Мы провели роуд-шоу по производственным площадкам, ходили на собрания, рассказывали о новом функционале портала, о сообществах и полезных разделах. Продвижение сообществ и принесло нам дополнительную долю пользователей. Также мы регулярно проводим на портале опросы, блиц-тесты, конкурсы, чтобы поддерживать активность.

Ролик для продвижения нового интранета НЛМК

Интеграция с корпоративным телеканалом

Помимо интранета у нас есть еще одна большая гордость — корпоративное телевидение НЛМК ТВ. Ролики, которые мы публикуем на портале, распространяются по всей группе компаний, а это порядка 150 экранов. В следующем году мы планируем увеличить их число вдвое. Наша цель — сделать так, чтобы технически все работало само собой с минимальным участием человека, а сотрудники пресс-службы могли заниматься творческими задачами вместо рутины. Для этого мы встроили в интранет управление телевизионным контентом. 

При публикации материала редактор на портале может заполнить специальные поля, и новость оказывается в плейлисте телевидения. При желании можно выбрать завод, подразделение и даже конкретный телеэкран, где будет транслироваться новость. Автор также выставляет приоритет, определяет периодичность трансляции и устанавливает ей «срок годности», после которого новость исчезает из плейлиста. Редактор всегда видит, где какие новости транслируются, какие материалы опубликованы на всю группу, а какие — локально.

Ролик о корпоративном телеканале НЛМК

Если вы хотите, чтобы мы рассказали о вашем кейсе, напишите нам на intranet@rivelty.ru

Вам также могут быть интересны статьи:

— Как улучшить интранет? 7 шагов на пути к диджитал воркплейсу
— Как сделать интранет для людей? Кейс Avito
— Реновация интранета в Пандоре

#интранет #интранеткейсы
поделиться поделиться твитнуть телеграмнуть
Оставьте свою электронную почту, чтобы подписаться на рассылку

Спасибо, что подписались на нашу рассылку.

Статьи на тему
BE PRIME. Как сделать интранет для небольшой команды?
BE PRIME. Как сделать интранет для небольшой команды?
Как запустить интранет за 6 месяцев, имея небольшой бюджет и маленькую команду?
Интранет-исследование 2019 среди 100+ компаний: боли, решения и советы
Интранет-исследование 2019 среди 100+ компаний: боли, решения и советы
В каком состоянии российский интранет и куда он движется? Ответы в исследовании интранета 100+компаний.
Лучшие в мире интранеты: итоги Intranet & Digital Workplace Awards 2019
Лучшие в мире интранеты: итоги Intranet & Digital Workplace Awards 2019
15 лучших интранетов, 7 главных трендов 2019 года и ответы на самые частые вопросы об «интранет-оскаре»
5 ошибок в оформлении контента в интранете
5 ошибок в оформлении контента в интранете
Сплошные тексты, массивные файлы, длинные перечни услуг, неживые фотографии и видео без субтитров. Рассказали о частых ошибках в оформлении контента в интранете и способах борьбы с ними.