Реновация интранета
Любой интранет со временем устаревает. Сотрудники устают от его визуального решения, контент захламляется устаревшими документами и модули становятся громоздкими. В этот момент интранет перестает быть рабочим инструментом, нужна реновация.
Проект реновации разрабатывается два месяца. В его состав входит бенчмарк, концепция реновации с детальными рекомендации, материалы для защиты проекта, бизнес-требования и дизайн-прототипы.
1
Бенчмарк
Сравниваем интранет с российскими компаниями или мировым опытом, чтобы оценить степень зрелости системы. Во время бенчмарка мы оцениваем интранет по 12–19 критериям, которые влияют на эффективность корпоративного портала, — так находим проблемные зоны и получаем первое впечатление о вашем интранете.
2
Глубокий аудит и концепция реновации
Проводим большое интервью с пользователями и бизнес-заказчиками, изучаем систему навигации и структуру интранета, проводим опрос пользователей, тестирование юзабилити, анализируем подходы к сопровождению и развитию. В результате готовим большой отчет, в его составе:
- Инфографика «опыт пользователей»
- SWOT-анализ: плюсы, минусы, возможности, риски
- Задачи, инструменты, заказчики
- Метрики оценки эффективности
- План проекта реновации
- Рекомендуемый состав и структура команды
- Рекомендации по быстрым победам
- Детальные рекомендации по 19 направлениям, в том числе владение, контент, функциональные возможности, показатели работы, команда, техническое развитие, удобство использования, навигация
3
Материалы для защиты проекта
На основании глубокого аудита корпоративного портала готовим презентацию о самом важном. Это 10–15 слайдов, которые позволяют понять основные проблемы, зоны развития и план действия по реновации интранета.
Структура презентации для защиты проекта перед топ-менеджерами:
- Цель реновации интранета
- Портреты пользователей
- SWOT-анализ и оценка уровня зрелости, сравнение с российскими и международными компаниями
- Мнение участников фокус-группы по опыту работу с интранетом
- Предложения по развитию
- Пример дизайна главной страницы, навигации
- Верхнеуровневый план проекта
4
Бизнес-требования и дизайн-прототипы
Для визуализации изменений в интранете мы готовим прототипы главной страницы и 5–7 ключевых инструментов, например, личного кабинета, справочника сотрудников, новостной редактор, проектный офис. Прототипы нужны на защите проекта и во время реновации. Сначала визуальный материал дополняет результаты аудита и помогает получить финансирование, а затем он выравнивает общее видение обновленного интранета между всеми членами команды. Прототипы предоставляются в формате концепции и не предусматривают глубокой проработки дизайна.
Вместе с прототипами мы создаем техническое задание для модулей: описываем, как они работают, как выстроена персонализация. Мы прорабатываем источники данных, роли пользователей, функциональность, создаем общую информационную архитектуру и навигацию.
В результате получится набор документов и презентация с прототипами, по которым интеграторы смогут сделать оценку бюджета и сроков реновации. Благодаря большой подготовительной работе эти оценки будут объективны, что застрахует вас от непредсказуемого роста бюджета.
5
Результат
После оценки текущего состояния интранета и создания подробного плана изменений, мы готовим два больших отчета «Бенчмарк», «Рекомендации по результатам аудита», презентацию для защиты проекта и набор документов для ИТ-интеграторов. Вам останется выделить бюджет и начать реновацию.
