Как Битрикс24 помогает сотрудникам 1С-Битрикс быть эффективными?

Роман Вдовенко на Ривелти.Конф 2020

1998 год. «Битрикс» — небольшая команда разработчиков интернет-проектов и систем управления сайтами. В компании 10 человек, которые легко разместились в квартире-офисе. Все сидят рядом — быстро обсуждают и решают задачи.

1.jpg

2020 год. «1С-Битрикс» есть в трех странах. У компании 5 офисов и 62 департамента, а в команде — больше 350 человек. Ее продукты — одни их самых популярных на рынке CMS и CRM-систем в России.

География и сложная организация влияют на внутренние коммуникации и совместную работу. Сейчас у «1С-Битрикс» большая партнерская сеть из 21 тысячи компаний — с ней тоже важно поддерживать контакт.

quots.png

Для совместной работы, управления проектами, адаптации новичков и общения с партнерами команда «1С- Битрикс» использует свое решение «Битрикс24». Это корпоративный портал, который объединяет всех сотрудников и дает им нужные рабочие инструменты.

Кейс № 1. Трекинг чтения новостей

Проблема. «1С-Битрикс» — технологическая компания. Мы быстро меняемся и подстраиваемся под рынок. Команде из 10 человек можно легко рассказать про изменения. Но чем больше сотрудников — тем труднее донести до них важные объявления, с которыми необходимо ознакомиться всем работникам.

Для решения этой задачи мы используем «Важные сообщения». Инструмент позволяет понять, кто из работников увидел нужную новость.

Решение. С помощью сервиса «Важные сообщения» мы выделяем информацию и закрепляем ее в общей ленте. Ничего не теряется. Пока работник не нажмет кнопку «Прочитано», сообщение не пропадет. Система запоминает имена тех, кто видел информацию.

Результаты. Каждый месяц мы публикуем около 5 важных сообщений. На одну публикацию мы тратим не больше 15 минут. Сотрудники из всех регионов успевают прочесть текст за 1 рабочий день.

Кейс № 2. Все коммуникации на одной платформе

Проблема. До появления интранета нам приходилось использовать сторонние сервисы. Бывшие сотрудники оставались в старых чатах и группах. Мы вручную отслеживали и регулярно чистили составы участников на разных платформах.

4.png

Решение. Теперь всё общение проходит в собственном корпоративном мессенджере с аудио- и видеозвонками. Он доступен для всех устройств.

Результат. История сообщений и конференций хранится на серверах компании, а бывшие сотрудники автоматически отключаются от корпоративной информации.

Кейс № 3. Чат внутренней поддержки

Проблема. Организовать рабочее место для нового коллеги, поменять картриджи, починить монитор — сотрудникам нужна постоянная техподдержка.

Решение. В интранете мы сделали специальный чат «Открытая линия». Любой работник может написать туда и получить быструю помощь по любым вопросам. Запросы в чате распределяются на нужную группу ответственных. Больше никаких электронных писем системным администраторам.

Результат. Внутренняя открытая линия принимает около 640 обращений в месяц. Чаще всего запросы связаны с настройкой ПО. Регламентированное время реакции — 2 часа, но на деле коллеги получают ответ в течение 20 минут.

5.jpg

Кейс № 4. Знакомства через рандомные обеды

Проблема. С каждым годом штат «1С-Битрикс» растет на 20%. Из-за этого коллеги не узнают друг друга даже в стенах одного офиса.

Решение. Чтобы поддерживать корпоративную культуру и знакомить работников между собой, есть сервис «Рандомные обеды». Он автоматически создает случайные группы из 2-4 сотрудников, которые согласились участвовать в активности. Раз в неделю коллеги из разных отделов собираются на ланч, знакомятся и обсуждают вопросы в неформальной обстановке.

Результат. Около 10% сотрудников калининградского офиса регулярно ходят на такой обед и предлагают свои идеи по развитию проекта.

6.jpg

Кейс № 5. Эффективно управляем задачами и проектами

Каждый руководитель сам выбирает удобный ему формат работы. Проектные отделы используют как гибкие, так и классические методологии. Некоторые сделали выбор в пользу канбан-досок для организации спринтов, другие — остановились на классических списках задач с диаграммой Ганта.

Как интранет помогает решать задачи партнерского маркетинга

Проблема.Ежегодно отдел партнерского маркетинга «1С-Битрикс» организует около 500 конференций и встреч. Их посещает более 25 000 человек.

Подготовка региональных мероприятий отнимает много сил и времени. Для них сотрудники:

  • Планируют рекламные кампании
  • Готовят инструкции и шаблоны анонсов
  • Делают презентации и обучающие видео
  • Координируют доставку раздаточных материалов.

Согласовать сметы и программы встреч, принять бухгалтерскую отчетность, проследить, как партнеры работают с обращениями слушателей — не менее трудно.

Электронная почта и телефон не подходят для совместной работы: договоренности теряются и забываются, коллеги пропускают дедлайны, не следуют регламентам. На координацию одного партнера уходит минимум 16 часов рабочего времени.

Решение. Отдел партнерского маркетинга перевел все коммуникации с партнерами в Битрикс24. Сотрудники подробно описывают план работ, отслеживают их статус и видят историю переписки.

7.png

Результаты. За три месяца подготовки мероприятия каждый партнер выполняет больше 1000 действий. Теперь на одну задачу уходит около 8 часов — это как минимум в 2 раза меньше, чем раньше.

Кейс № 6. Специальные чаты для тех, кто срывает сроки

Проблема. Иногда дедлайны горят, а договоренности не исполняются. Так бывает у всех — и с этим надо как-то справляться.

Решение. Когда сроки по какому-то проекту нарушены, Битрикс24 автоматически создает специальный «штрафной» чат. В нем есть все причастные к задаче коллеги: постановщик, наблюдатель и соисполнители.

От имени исполнителя система отправляет в чат сообщение о том, что он просрочил задачу. Команда узнает об этом мгновенно, а работник чувствует ответственность за ошибку.

Причины сорванных сроков можно сразу обсудить на месте.

Результат. Специальный чат мотивирует вовремя выполнять задачи или, как минимум, заранее предупреждать коллег о новых сроках.

8.jpg

Кейс № 7. Автоматизация рутины

Проблема. Чем больше бизнес, тем больше в нем бюрократии. Это утомляет работников. Зарплатный лист, согласование отпуска или командировки, заказ справок, оплата счетов — большая нагрузка, которая никак не связана с прямыми обязанностями.

Раньше приходилось лично подписывать документы в бухгалтерии и отправлять их с помощью электронной почты. Такая механика не дает следить за статусом заявки.

Решение. Сейчас в интранете есть все нужные сервисы. За несколько кликов сотрудник может запустить процесс согласования договора, оплатить счет или отправить заявку на отпуск. Автоматизированы даже увольнения. Все статусы видны на отдельной странице.

Результат. За месяц сотрудники запускают примерно 2250 бизнес- процессов. Самый популярный — «Счет на оплату». За последние 12 месяцев его запускали 5455 раз. Раньше он мог занять до 5 рабочих дней.

Теперь ответственные за согласование сотрудники получают уведомления о заявках, быстро запрашивают дополнительную информацию и обсуждают детали в комментариях.

Сейчас оплата счета занимает не больше 1 рабочего дня, хотя в процессе задействованы 5 человек — с учетом инициатора.

Кейс № 8. Электронные рабочие отчеты

Задача. Сотрудники «1С-Битрикс» планируют свою работу и сдают регулярные отчеты о результатах, чтобы поддерживать эффективность. Такой процесс должен быть максимально легким..

Решение. Для сбора и анализа краткосрочных и долгосрочных KPI мы используем специальный инструмент «Рабочий отчет». Он объединяет задачи и встречи, которые сотрудник провёл за неделю. Работник добавляет пояснение к отчету, а руководитель ставит оценку выполненной работе. Также начальник видит сводную таблицу по всем подчиненным и процент оцененных отчетов по каждому сотруднику. А ещё видна статистика фактического рабочего времени каждого работника.

Результат. Инструмент помогает коллегам держать высокий показатель эффективности, а руководителям — быстро принимать кадровые решения и быть в курсе процессов и результатов.

Кейс № 9. Мониторинг «пульса» компании

Проблема. Когда в штате сотни коллег, непросто спрашивать каждого о делах. Нужен инструмент, который поможет понять атмосферу в офисе и уровень контакта с цифровой рабочей средой. Он должен постоянно измерять популярность внутренних сервисов.

Решение. Инструмент «Пульс компании» отображает общие показатели сотрудников: личный рейтинг, активность и вовлеченность в зависимости от выбранного инструмента, пользователя и периода времени. При анализе мы используем 7 параметров:

  • Общее число опубликованных сообщений, комментариев и лайков
  • Изменения в задачах
  • Отправленные сообщения
  • Аудио и видеозвонки
  • Количество файлов, загруженных в корпоративное файловое хранилище
  • Количество действий в мобильном приложений и встроенной в интранет CRM-системе

Результаты. За последние 12 месяцев индекс вовлеченности по всем инструментам интранета вырос с 71% до 87%. Самым популярным инструментом остается корпоративный мессенджер.

89% работников пользуются мгновенными сообщениями и видеозвонками. «Пульс» позволяет нам понять, как развивать или менять сервисы интранета.


Вам также может быть интересно:

#интранет #интранетисследования
поделиться поделиться твитнуть телеграмнуть
Оставьте свою электронную почту, чтобы подписаться на рассылку

Спасибо, что подписались на нашу рассылку.

Статьи на тему
Екатерина Тышковская: как сохранить душу компании в цифровом мире
Екатерина Тышковская: как сохранить душу компании в цифровом мире
Руководитель службы внутренних коммуникаций банка ВТБ Екатерина Тышковская рассказывает о вызовах, которые встают после перехода на удалённую работу
Кирилл Бордиловский: тренды и антитренды в диджитале
Кирилл Бордиловский: тренды и антитренды в диджитале
Руководитель отдела разработки интранета Rambler Group рассказывает о трендах в цифровой среде, которые изменят внутренние коммуникации
От локального интранета к глобальному диджитал воркплейсу в ЮНИСЕФ
От локального интранета к глобальному диджитал воркплейсу в ЮНИСЕФ
Видео выступления Эрнста Дэкси на Ривелти.Конф. С сюрпризом в конце
Три главные проблемы при взаимодействии HR и IT
Три главные проблемы при взаимодействии HR и IT
Юлия Большова, руководитель по автоматизации hr-процессов в Avito, рассказала, как наладить взаимопонимание между заказчиками и исполнителями, а мы записали