BE PRIME. Как сделать интранет для небольшой команды?

ПРАЙМ — сеть кафе общественного питания, в которой работает 1500 человек. Компания постоянно расширяется и набирает новых сотрудников — в этом году в Москве открылось 100-е кафе сети. Чтобы сократить время адаптации новичков и создать единое информационное поле, полгода назад в ПРАЙМ запустили новый интранет.

Этим кейсом мы заинтересовались после конкурса Best Intranet Russia, куда команда впервые подала заявку. Среди интранетов компаний-гигантов, интранет BE PRIME отличало решение, реализованное в короткий срок — полгода, небольшой бюджет и нацеленность на маленькую аудиторию. Еще одна особенность кейса — в команде интранета один человек.

Мы решили подробно узнать, как создавался BE PRIME и взяли интервью у специалиста по внутренним коммуникациям Елены Маясовой.

Главная страница интранета ПРАЙМ

О проекте

Сфера деятельности: общественное питание
Количество сотрудников в компании: 1500
Доступ к интранету: 23%
Ежемесячная посещаемость: 76% от числа зарегистрированных пользователей
Платформа: Mirapolis LMS, Mirapolis Portal
Основные аудитории интранета: административный персонал кафе и фабрики-кухни, сотрудники центрального офиса
ТОП посещаемых разделов: база знаний, раздел обучения , новости, справочник сотрудников
Длительность проекта по запуску интранета: 6 месяцев +1,5 месяца на сбор требований

Для чего нужен был интранет?

Сокращение срока адаптации новых сотрудников. Мы хотели добиться того, чтобы сотрудники могли в короткие сроки обучиться внутренним стандартам работы. Нашей основной задачей стало сокращение срока адаптации новых сотрудников. С ростом количества сотрудников мы почувствовали необходимость в дистанционном обучении. Сейчас менеджеры и администраторы кафе проходят онлайн-обучение. Для линейного персонала по-прежнему проводим офлайн-курсы.

Формирование базы знаний и разгрузка HR-специалистов. Нам нужна была платформа, где будет собрана вся информация о компании и ее деятельности, а также последние документы, шаблоны, регламенты и ответы на вопросы, возникающие возникающие в процессе работы. До появления интранета все вопросы поступали в центральный офис.

Поддержка сотрудников и развитие корпоративной культуры. В сфере общественного питания сервис — один из главных факторов успеха. Если сотрудник хорошо чувствует себя в коллективе, знает коллег и чувствует поддержку, ему легче работать с гостями. Корпоративный портал для нас является такой площадкой. Там можно задать вопросы, узнать всю необходимую информацию и чувствовать себя частью компании.

Основой культуры ПРАЙМ является осознанное потребление — мы продвигаем правильное питание и здоровый образ жизни. Нам важно, чтобы сотрудники разделяли эти ценности, и корпоративный портал помогает нам их транслировать.

Страница обучения в интранете ПРАЙМ

Почему BE PRIME?

Мы недолго думали над названием интранета — оно пришло само по себе. BE PRIME — это слоган нашей компании. BE PRIME— значит быть частью компании, правильно питаться, придерживаться наших ценностей. Мы решили сделать его названием интранета, чтобы каждый сотрудник чувствовал свою причастность и не забывал о нашей культуре.

Боли предыдущего интранета

Первый интранет в компании появился в 2015 году. Это была корпоративная социальная сеть наподобие Фейсбука с мобильным приложением. Мы пользовались им 3 года, пока не поняли, что такой формат нам не подходит.

У корпоративной соцсети были свои недостатки: в ней нельзя было сортировать новости, структурировать данные и настроить систему обучения, которая на тот момент находилась на отдельной платформе и не использовалась.

Стояла задача — создать удобный работающий и полезный продукт. Чтобы понять, какой интранет нужен компании, нужно спросить тех, кто будет им пользоваться. Я провела глубинные интервью с сотрудниками, чтобы узнать их потребности. Это заняло примерно полтора месяца. Параллельно изучала информацию на профильных сайтах, слушала вебинары, общалась с коллегами. Также смотрела, как устроены интранеты других компаний.

Как «продавали» идею руководству?

Я сравнила стоимость поддержки предыдущих сервисов: корпоративной соцсети и портала обучения и стоимость нового. Запуск нового интранета оказался экономически выгодным для компании, поэтому больших встреч и собраний на тему не было. Решение принималось быстро.

Страница департамента в Базе знаний

Что сейчас есть в интранете?

BE PRIME ориентирован на офисных сотрудников, административный персонал кафе и фабрики-кухни. Мы не регистрировали на портале линейных сотрудников из-за текучести персонала. Мобильного доступа у сотрудников нет ввиду правил конфиденциальности.

Сотрудники сейчас не могут самостоятельно публиковать новости, но могут создавать различные темы для обсуждения на форуме, лайкать публикации и документы, оставлять комментарии под документами.

Основные функциональные разделы интранета — это база знаний, система обучения, новости, оргструктура.

1. База знаний — сотрудники получили доступ к стандартам, документам, регламентам, инструкциям, шаблонам бланков. Сейчас ею пользуются все сотрудники, имеющие доступ к интранету, начиная от центрального офиса и заканчивая фабрикой-кухней.

Личный кабинет сотрудника в интранете

2. Система обучения — на портале сотрудники проходят электронные курсы по стандартам, регламентам и правилам работы. Для нас дистанционное обучение — это рабочий инструмент, который позволяет максимально быстро и одинаково обучить сотрудников компании. Каждый сотрудник в личном кабинете видит рекомендуемые ему курсы. Мы также отслеживаем, какие курсы они прошли, сколько времени это заняло. Большинство курсов снабжены тестами, поэтому мы можем не только узнать прошел ли сотрудник обучение, но и отследить насколько он овладел знаниями.
3. Новости — мы живем активной корпоративной жизнью: участвуем в забегах, проводим корпоративные мероприятия. Информацией об этих событиях мы делимся в новостях. Там же мы пишем об открытии новых кафе, достижениях компании и нововведениях. Это помогает нам вовлекать сотрудников в общекорпоративные цели и создавать единое информационное поле.
4. Оргструктура — сотрудников не много, но организационная структура сложная. Чтобы было проще во всем разобраться, мы создали раздел с организационной структурой. В ней есть поиск, возможность перейти на карточку подразделения, посмотреть сотрудников и узнать кто является руководителем кафе или отдела. Структура у нас обновляется автоматически из 1С, поэтому информация в ней всегда актуальна.

Организационная структура в интранете

Как продвигать интранет?

На новый интранет мы перешли за один день — отключили старый и перевели всех на новый. Сотрудников проинформировали по электронной почте. Поскольку интранет получился интуитивно понятным и удобным, кампания по продвижению не потребовалась. Чтобы пользоваться порталом, не нужно проходить специальное обучение, достаточно пройти вводный электронный курс.

Страница мероприятий в рамках продвижения корпоративной культуры

Результат

Мы считаем, что наш корпоративный портал получился именно таким, какой является компания — быстрым, легким, полезным. После запуска интранета мы заметили, что количество вопросов, поступающих в центральный офис от менеджеров кафе резко сократилось. Сейчас у нас:

Мы продолжаем внимательно следить за статистикой, смотрим видеозаписи посещений, тепловые карты кликов, изучаем интересы аудитории, собираем обратную связь.

Как сделать интранет, если ты один в команде

Наша команда внедрения состояла из 1 человека — меня. Времени на разработку и запуск было мало: нужно было все сделать в течение 3 месяцев на первую версию и еще 3 месяца на улучшенную.

Создавать корпоративный портал одному — большая ответственность. Внедрение и техническая поддержка осуществлялась с помощью подрядчиков, в остальном мне помогали коллеги из смежных отделов и департаментов. Сейчас новостной контент помогает создавать пиар-менеджер и офис-менеджер. А специалисты из соответствующих отделов и департаментов, помогают наполнять базу знаний актуальными документами.

Советы для начинающих

1. Не бойтесь делать, то, чего вы раньше никогда не делали. Полтора года назад у меня не было представления о работе интранета и LMS.
2. Создавайте интранет для сотрудников компании, а не для руководства.
3. Не пытайтесь браться за все разом. Начните с самого необходимого: важно, чтобы в интранете, в первую очередь, были функции для ежедневной работы.

Вам также может быть интересно:

— Зачем нужен интранет?
— Как сделать интранет для людей?
— Как в Банке России запускали новый интранет?