25 апрель 2018

8 ошибок навигации в интранете

Что мешает навигации в интранете быть удобной в использовании? Мы выделили главные ошибки и рассказали, как их избежать.

Время чтения: 4-5 минут

У каждой компании интранет единственный и неповторимый — другого такого не найти. Но существуют ошибки в навигации, которые почти все компании допускают при проектировании интранета.

Эти ошибки делают интранет неудобным и затрудняют поиск информации, отнимают время сотрудников и деньги компании. В то же время, правильно разработанная навигация делает интранет удобным и эффективным инструментом для решения повседневных задач. Исходя из нашего опыта, мы разработали рекомендации, которые помогут интранет-команде исправить ошибки и не допускать в дальнейшем. Разберем на примерах.

1. НАВИГАЦИЯ НЕ УЧИТЫВАЕТ ЗАДАЧИ СОТРУДНИКОВ

При разработке интранета часто ориентируются не на задачи и потребности пользователей, а на корпоративную структуру. Особенно популярен такой подход в производственных и финансовых компаниях. Элементы в меню размещаются по степени влияния подразделений, организационной структуре, по функциональным блокам или даже ценностям компании.

Неправильно

1-2.jpg


Правильно

2.jpg

Например, нужно найти в меню справочник документов. Ссылка на него может оказаться в блоке «Компания», потому что касается всей компании. Может быть в разделе «Операционная деятельность», потому что департамент операционной деятельности владеет этим ресурсом. Может быть в разделе «ИТ-системы» или «Поддержка» потому, что это ИТ-решение, которое поддерживают айтишники. В этом нет криминала, но вероятность, что пользователь быстро найдет справочник, стремится к нулю, в первый раз — точно.

Рекомендуемый подход: все справочники и сервисы собирать в одноименные разделы навигации:

  • «Справочники» или «мне нужно найти...» — все справочники и разделы, где можно искать информацию;
  • «Сервисы» или «я хочу сделать...» — все инструменты, где можно что-то сделать, например, оформить заявку на пропуск или сделать запрос на справку 2-НДФЛ.

Йонас Бландт Хансен из компании Арла Фудс в своем докладе рассказал, что 90% всех активностей в интранете Арла Фудс проходит в разделе «Я ищу...».

Интранет — это внутренний Гугл для сотрудников, которым пользуются каждый день для решения задач и поиска информации. При разработке навигации ориентируйтесь на потребности сотрудников, проигрывайте кейсы использования: в какие разделы интранета он будет обращаться? какие задачи будет решать в интранете? что будет искать и где? Больше информации о работоспособности вашей навигации получите, проведя тестирование с фокус-группами методом «кард-сортинг».

Практическое занятие по использованию метода «кард-сортинг» для магистров РУДН

11.jpg

2. ОТСУТСТВИЕ СКВОЗНОГО МЕНЮ

Во многих интранетах легко потеряться среди разделов и страниц. Нет единого сквозного меню, доступного из любого раздела. Во внутренних разделах локальная навигация заменяет глобальную.

Это неправильно. Пользователю нужна  возможность из любого места перейти на главную страницу или в другой раздел быстро, за пару кликов. Нужен каркас, связывающий все страницы корпоративного портала в единое целое.

Сквозное меню — простой в реализации, обязательный элемент навигации, которым уж точно не стоит пренебрегать.

Меню главной страницы отличается от меню в разделе «Фотоархив»  

3.jpg

Меню в разделе «Фотоархив»

4.jpg

3. ОТСУТСТВИЕ «ХЛЕБНЫХ КРОШЕК»

Еще одно частое явление в интранете — отсутствие навигационных вешек, в народе — «хлебных крошек». Это цепочка разделов, по которой двигался пользователь от главной страницы до раздела, в котором сейчас находится. Обычно располагается между верхней частью страницы, которую называют «шапкой», и заголовком страницы.

Пример навигации «хлебные крошки»

5_2.jpg

«Хлебные крошки» ведут пользователя по подразделам, помогают не заблудиться, позволяют в любой момент вернуться на шаг или два назад.

Навигационные вешки сложно реализовать на платформе MS SharePoint из-за особенностей архитектуры и количества самостоятельных сайтов. Сделать это проще и реальнее на этапе реализации, а не доработки. Планируйте их и включайте в разработку сразу.

4. РАЗНОЕ ВИЗУАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ МЕНЮ

Случается, что у интранета нет единого стиля в оформлении и расположении элементов меню, словно его «слепили» из различных деталей. Например, в разделе «Безопасность» меню находится справа в виде списка, а в разделе «Социальный пакет» — слева в виде баннеров, в разделе «Компания» в центре в формате иконок. Такое творчество обычно связано с тем, что нет единых стандартов и шаблонов разделов, каждое подразделение придумывает и реализовывает так, как считает правильным.

Разнообразие меню в разделах одного интранета

6_2.jpg

Разнообразие и необходимость каждый раз думать и анализировать, где же находится меню, как им пользоваться, затрудняет навигацию и запутывает пользователя. Как результат, увеличивается время поиска необходимой информации или сервиса. Пользователь в очередной раз понимает, что проще позвонить и спросить, отвлечь коллегу, чем найти самому в интранете.

Лучшее решение — разработать рекомендации и шаблоны с единым подходом, которым владельцы и разработчики должны следовать при создании новых сайтов и разделов.

5. НЕ ПРОВОДИТСЯ АУДИТ НАВИГАЦИИ

Битые ссылки на разделы, тестовые странички и страницы заглушки могут составлять до 30% ссылок в навигации интранета. Представьте, каждый третий раз, когда вы будете кликать на ссылку в меню, результат не будет отвечать ожиданиям. Разочарование в полезности интранета наступит быстро.

Пример пустой страницы в интранете

7.jpg

В случае временного отсутствия разделов, не стоит использовать страницы-заглушки и отображать данный пункт в меню. Уберите эти разделы из доступа пользователей и навигации.

Актуализировать ссылки в навигации и проводить аудит рекомендуем не реже, чем раз в полгода.

6. ВЛОЖЕННЫЕ МЕНЮ

Вложенные меню — довольно популярный способ упорядочивания навигации на сайте. Они отражают иерархию интранета и позволяют переходить быстро в нужный подраздел. Ошибка - делать меню с большой вложенностью: тремя, а то и четырьмя подменю. Чем меньше уровней вложений, тем легче найти нужную информацию. Бывает, что впадают и в другую крайность, создавая подменю из одного пункта.

Оптимально использовать мега-меню, которые могут заменить две вложенности, где пункты меню собраны в логические блоки с единым заголовком.

Неправильно

8_2.jpg

Правильно

9_2.jpg


7. АББРЕВИАТУРЫ И СЛОЖНЫЕ ЗАГОЛОВКИ

В корпоративном мире использование узкоспециализированных аббревиатур и сложных названий из нескольких слов — обычная практика. Она также находит применение на корпоративном портале. Это большая «боль» для новых сотрудников. Поиск информации в интранете превращается в квест «расшифруй аббревиатуру и найди нужный раздел».

Задача интранета — дать сотруднику возможность самостоятельно и быстро найти необходимую информацию, решить задачу, а не подкидывать головоломки.

Неправильно Расшифровка Правильно
Справочник НРД Нормативно-распорядительные документы Нормативные документы
ИС УП  Информационная система «Управление проектами» Управление проектами
ЕСЭД Единая система электронного документооборота Электронный документооборот

Используйте не больше двух слов в названии меню, не прибегайте к аббревиатурам и сокращениям. Название должно быть ёмким и раскрывать содержание разделов. Если вы будете следовать такому подходу, то сотрудникам пользоваться корпоративным порталом будет удобнее и приятнее.

8. ВНУТРЕННЕЕ МЕНЮ ДУБЛИРУЕТ ОСНОВНОЕ

Часто кроме основного меню, об обязательном наличии которого мы уже говорили, в интранете делают вспомогательное. Его обычно делают слева, но также может располагаться и справа, и в других местах — зависит от фантазии разработчика. 

3 одинаковых меню на одной странице

10-2.jpg

Частая ошибка — вспомогательное меню полностью дублирует основное. Это не прибавляет навигации удобства, а только отвлекает лишнее внимание и запутывает пользователя. Используйте меню в разделе, которое по одному клику сразу открывает целевую страницу.

Следуйте рекомендациям и это позволит:

  • сделать удобное и логичное меню для всех пользователей
  • сократить время на поиск информации
  • не использовать поисковую строку
  • легко ориентироваться в информационной структуре корпоративного портала
  • повысить доверие к интранету со стороны сотрудников

В своих проектах по аудиту интранета мы уделяем большое внимание навигации, проводим глубокий анализ информационной структуры корпоративного портала, даем индивидуальные рекомендации и помогаем разработать навигацию, которая действительно станет эффективным помощником пользователя.

Интранет с продуманной структурой удобен для пользователей, в таком интранете сотрудник будет ориентироваться как рыба в воде. Ниже приводим примеры правильной, логичной информационной структуры интранета.

13.jpg

В работе при проектировании навигации часто используем Slickplan. Сервис позволяет быстро построить структуру навигации с учетом иерархии и выгрузить в любом удобном формате. Однозначно, рекомендуем.

Будем рады помочь с проектированием навигации вашего интранета, пишите: intranet@rivelty.ru.

#интранет #интранетзнания #интранеткейсы
поделиться поделиться твитнуть телеграмнуть
Оставьте свою электронную почту, чтобы подписаться на рассылку

Спасибо, что подписались на нашу рассылку.

Статьи на тему
Как устроен один из лучших интранетов России? Кейс НЛМК
Как устроен один из лучших интранетов России? Кейс НЛМК
Яна Ларина об уникальности интранета НЛМК и о том, как победить цифровое неравенство между офисом и производством
Как улучшить интранет? 7 шагов на пути к диджитал воркплейсу
Как улучшить интранет? 7 шагов на пути к диджитал воркплейсу
Мобильность, юзабилити и персонализация в интранете. Елена Богданова рассказывает, как приблизиться к диджитал воркплейсу и с чего начать
Секреты работы с контентом в интранете
Секреты работы с контентом в интранете
Интенсив для интранет-менеджеров и специалистов по коммуникациям. За 5 часов научим создавать и оформлять контент для интранета
Как сделать интранет для людей? Кейс Avito
Как сделать интранет для людей? Кейс Avito
Юлия Большова рассказывает, как интранет Авито помогает решать задачи сотрудников