03 май 2017

Зачем нужен интранет

Зачем нужен корпоративный портал? Какие преимущества он может дать сотруднику и компании? Почему общие папки — плохая альтернатива?

Статья будет полезна новичкам в интранете.
Время чтения: 5–7 минут.

Я занимаюсь интранетом последние восемь лет и могу сказать, что у каждой компании свои причины делать корпоративный портал. Приведу несколько примеров из личной практики.


Ускорить поиск документов

Ускорить поиск документов

Мы привыкли быстро получать информацию. Нам нужен Гугл и всего несколько секунд, чтобы найти любой документ.

В офисе часто всё наоборот. По моим наблюдениям, поиск одного документа занимает от пяти минут до нескольких часов с отвлечением 2–15 человек от работы. И всё это время оплачивает работодатель!

Кажется, что общие папки спасут ситуацию. Но это не так. Чем больше сотрудников вовлечены в обмен документами, тем более запутанным становится поиск. В таких компаниях можно услышать «план закупок на следующий квартал ищи в папке «Иванов», а «протоколы встреч по проекту Х — в папке «Петров». Хорошо, если доступ к этим папкам предоставлен автоматически и Петров всего один. Но однажды неупорядоченная система разрастётся так, что найти что-то будет невозможно.

Интранет как внутренний Гугл помогает найти документы за несколько минут, а также поддерживать их порядок и актуальность.


Собирать идеи по улучшению бизнес-процессов

Собирать идеи по улучшению бизнес-процессов

Никто не знает бизнес-процессы лучше рядовых сотрудников. Они видят системные проблемы, подмечают неудачные решения и часто знают, как улучшить ситуацию. Вот только связи с теми, кто принимает решения, у них нет.

Самые инициативные сотрудники догадаются написать письмо начальнику, он перешлёт кому-то выше. Но дойдет ли письмо до нужных специалистов вовремя? Моя практика показывает, что нет.

Опыт проекта по краудсорсингу «Сбербанк21» или American Electric Power показывает, что простой конкурс идей и сбор предложений дают отличный результат. Обратная связь со всеми сотрудниками позволяет улучшить клиентский сервис и продукты компании, определить направления развития корпоративной ответственности и, конечно, сэкономить миллионы.

Игнорировать знания своих специалистов экономически невыгодно. Интранет поможет собрать и обработать предложения от всех сотрудников корпорации.


Уменьшить нагрузку на сервера

Уменьшить нагрузку на сервера

По моим наблюдениям, каждый сотрудник корпорации в день получает до пяти писем из общей рассылки. Обычно так рассылают информацию о новых возможностях социального пакета с вложением материалов, новые шаблоны заявления на отпуск, объявления о корпоративных мероприятиях с картинками карты проезда и файлом программы мероприятия.

В среднем, одно письмо с вложением весит 1Мб. Если умножить 1Мб на 50 тысяч сотрудников, получается 50Гб места на сервере. Внушительно для одного письма ежедневно.

Можно загрузить новые приказы в интранет, а ссылку на документы разместить в новостной ленте корпоративного портала. Так объём необходимого хранилища составит всего 1 Мб, а сотрудники будут вовремя оповещены.

Знакомство сотрудников с новыми документами через информационную ленту интранета может значительно сократить нагрузку на сервера компании. А это — снова экономия.


Экономить на оформлении документов

Экономить на оформлении документов

Заявления на отпуска и командировки, справки в посольство и для оформления ипотеки, заказы пропусков и переговорной — стандартные документы, которые требуются очень часто.

Оформление бумаг вручную экономически невыгодно. Посмотрим на примере получения справки для посольства:
— сотрудник звонит в отдел кадров и заказывает справку — 5 минут;
— отдел кадров готовить справку — 10 минут;
— сотрудник идёт в отдел кадров и забирает документ — ещё 15 минут.

Пять, десять и пятнадцать минут — в итоге на рутинную операцию ушло целых полчаса.

Если в компании есть интранет с функционалом workflow для заявок, на заказ и получение справки сотрудник тратит не более двух минут. В личном кабинете он открывает раздел «Справки», находит нужный документ, заполняет и отправляет его на визирование в отдел кадров. Останется забрать документ у секретаря, это можно сделать по пути домой. На всё уходит не более пяти минут.

Кроме того, сотрудник не становится «просителем», не сталкивается с бюрократией и поэтому лучше себя чувствует на работе. Так интранет улучшает настрой сотрудников и их продуктивность.


Поддерживать командный дух

Поддерживать командный дух

Сложно поддерживать командных дух, если в компании тысяча сотрудников или десятки филиалов по всей стране. Мой опыт показывает, что наличие Справочника с фотографиями и личной информацией о сотрудниках хорошо решает эту проблему.

Незнакомец в лифте вдруг оказывается Александром из юридического департамента, с кем вы вчера по телефону обсуждали проект договора. А девушка, которая уронила документы на лестнице, — Мария из отдела планирования и бюджета. Вы уже неделю обсуждаете проект приказа о финансовой помощи сотрудникам по электронке.

Абстрактные коллеги превращаются в близких и понятных людей. С ними легче почувствовать себя частью команды, которая вместе делает что-то важное.

Интранет — эффективный инструмент бизнеса

Я рассказала пять историй о самых популярных улучшениях бизнеса через интранет. Но их гораздо больше, потому что в каждой компании корпоративный портал проектируется для решения индивидуальных задач. Среди них могут быть:

● экономия времени сотрудников и денег компании на поиск информации;
● развитие единого информационного поля между центральным офисом и региональными подразделениями;
● развитие базы идей по повышению эффективности бизнеса, качеству клиентского сервиса, совершенствованию бизнес-процессов;
● минимизация распространения недостоверной, неактуальной информации;
● развитие нематериальной мотивации и формирование командного духа;
● ускорение процесса адаптации новых сотрудников;
● продвижение продуктов компании и привлечение клиентов среди числа сотрудников;
● единый канал трансляции информации сотрудникам;
● повышение вовлеченности региональных сотрудников в формирование корпоративной базы знаний.


Мы будем рады помочь с проектированием интранета для решения ваших задач, пишите: intranet@rivelty.ru.

#интранетзнания #интранет #интранеткейсы
поделиться поделиться твитнуть телеграмнуть
Оставьте свою электронную почту, чтобы подписаться на рассылку

Спасибо, что подписались на нашу рассылку.

Статьи на тему
Зачем нужен аудит интранета
Зачем нужен аудит интранета
Это вторая статья из цикла о том, как мы работаем. Расскажем об аудите: что это, как проходит и что дает
Почему важно дать интранету имя и как это сделать
Почему важно дать интранету имя и как это сделать
Имя интранета — это важно. Рассказали причины и критерии выбора, а также поделились хорошими примерами
Обучающие и вдохновляющие тренинги для интранет-команд
Обучающие и вдохновляющие тренинги для интранет-команд
У Ривелти.Интранета новая услуга: тренинги для российских компаний. Расскажем на примере интенсива в Очень Секретной Компании.
В каких случаях вам поможет консультация
В каких случаях вам поможет консультация
Это первая статья из цикла о том, как мы работаем. Для начала расскажем о консультациях: что это, как проходят и зачем нужны