Генеральная уборка интранета: опыт компании Филипс


Статья будет полезна профессионалам, которые планируют миграцию контента из старого в новый интранет, а также тем, кто хочет иметь актуальный контент на корпоративном портале.

Время чтения: 5 минут.


mess.jpeg

В этом году компания Филипс обновила свой корпоративный портал. Старая версия содержала 900 разделов и 123 000 страниц, и найти что-то полезное было сложно. Руководитель отдела коммуникаций Деннис Агуси в своей статье сравнивает старую версию интранета с захламленной комнатой.

Перенос всего контента не имел смысла, поскольку многое было устаревшим и неактуальным. Поэтому они построили новую «комнату» и вручную перенесли только используемый контент. А старый интранет со всем хламом отключили.

В результате сократили количество страниц с 123 000 до 5 000, улучшили поиск информации и повысили уровень доверия пользователей к интранету.

Что сработало

И волки сыты, и овцы целы

Для некоторых разделов в интранете не было ясно, кто является владельцем, и как его найти. Поэтому использовали «сигнальную» систему — выключали раздел и ждали, пока кто-нибудь подаст сигнал. Владельцы для большей части разделов не объявились, что было приятно.

Такой подход сыграл ключевую роль, с одной стороны, избавил от миграции ненужного контента, с другой стороны — не позволил отключить разделы, которые впоследствии оказались бы важными для бизнеса.

Аргументация данными

Владельцы часто эмоционально привязаны к своему разделу. Что вполне понятно, ведь они выстроили его с нуля, и раздел был полезен. Однако, контент может уже устареть, а сотрудники давно используют другие разделы или страницы, чтобы найти нужную информацию. Статистика поможет убедить сотрудников, что настало время двигаться дальше.

Создайте для каждого раздела корпоративного портала таблицу, куда войдут следующие данные:

● Название раздела
● Ссылка на раздел
● Объем в Мб
● Количество страниц в разделе
● Дата последнего обновления
● Количество просмотров раздела
● Количество просмотров для каждой страницы

В переговорах с владельцами разделов о необходимости миграции устаревшего контента, опираясь на эти данные, будет проще отстаивать интересы пользователей.


perfect_order.jpg

Как поддерживать порядок

После создания чистой «комнаты» хочется сохранить в ней идеальный порядок. Важное значение имеет процесс управления жизненным циклом контента. Он поможет регулярно проверять актуальность содержимого, обновлять или удалять его, особенно если оно мало востребовано.

Порядок позволяет не засорять устаревшим и мертвым контентом результаты поиска, сотрудникам легче находить информацию, которая необходима для работы.

Для управления жизненным циклом контента используйте следующие принципы аудита интранета.

Контент и страницы верхнего уровня

● Весь контент и главные страницы разделов должны просматриваться и проверяться на предмет актуальности их владельцами каждые шесть месяцев.
● Владельцы контента должны получать письмо со ссылками на все свои страницы.
● Содержимое разделов может быть обновлено, удалено или оставлено без изменений (используйте статистику просмотра страниц для оценки востребованности страницы).
● Актуальность контента страницы владелец осуществляет, нажав соответствующую кнопку на странице.
● При необходимости обновленные страницы перенаправляются на утверждение владельцу верхнего уровня. Неизмененные, но утвержденные страницы остаются на месте, при этом изменяется дата последнего обновления.
● Страницы, не прошедшие проверку и подтверждение актуальности, отключаются через шесть недель после отправки уведомления по электронной почте.

Это несложные принципы, которые позволяют обеспечивать порядок.

actions.jpg

Что могут сделать владельцы страниц и разделов в процессе аудита интранета.

Новости

Для глобальных новостей компании в результаты поиска имеет смысл включать только новости, которые не старше 15 месяцев. Для всех остальных информационных сообщений настраивается автоматическое удаление через два года после публикации. Это позволит обеспечить актуальные новости в результатах поиска, сохранив возможность доступа к архиву.


migration_head.jpg

Что в итоге

В результате количество страниц в интранете сократилось с 123 000 до 5 000. Но это лишь цифры. Основной результат — это более высокая, чем была раньше, оценка качества контента сотрудниками. Большинство сотрудников теперь легко находят необходимую информацию.

В статьи использованы иллюстрации из статей Денниса Агуси и Wasted Food.


Если вы готовы поделиться своим интранет-опытом, пишите на intranet@rivelty.ru. Мы возьмем интервью и с удовольствием опубликуем его в нашем блоге.

Поделиться в социальных сетях