Зачем нужен интранет

Елена Богданова


Зачем нужен корпоративный портал? Какие преимущества он может дать сотруднику и компании? Почему общие папки — плохая альтернатива?

Статья будет полезна новичкам в интранете.
Время чтения: 5–7 минут.

Я занимаюсь интранетом последние восемь лет и могу сказать, что у каждой компании свои причины делать корпоративный портал. Приведу несколько примеров из личной практики.


Ускорить поиск документов

Ускорить поиск документов

Мы привыкли быстро получать информацию. Нам нужен Гугл и всего несколько секунд, чтобы найти любой документ.

В офисе часто всё наоборот. По моим наблюдениям, поиск одного документа занимает от пяти минут до нескольких часов с отвлечением 2–15 человек от работы. И всё это время оплачивает работодатель!

Кажется, что общие папки спасут ситуацию. Но это не так. Чем больше сотрудников вовлечены в обмен документами, тем более запутанным становится поиск. В таких компаниях можно услышать «план закупок на следующий квартал ищи в папке «Иванов», а «протоколы встреч по проекту Х — в папке «Петров». Хорошо, если доступ к этим папкам предоставлен автоматически и Петров всего один. Но однажды неупорядоченная система разрастётся так, что найти что-то будет невозможно.

Интранет как внутренний Гугл помогает найти документы за несколько минут, а также поддерживать их порядок и актуальность.


Собирать идеи по улучшению бизнес-процессов

Собирать идеи по улучшению бизнес-процессов

Никто не знает бизнес-процессы лучше рядовых сотрудников. Они видят системные проблемы, подмечают неудачные решения и часто знают, как улучшить ситуацию. Вот только связи с теми, кто принимает решения, у них нет.

Самые инициативные сотрудники догадаются написать письмо начальнику, он перешлёт кому-то выше. Но дойдет ли письмо до нужных специалистов вовремя? Моя практика показывает, что нет.

Опыт проекта по краудсорсингу «Сбербанк21» или American Electric Power показывает, что простой конкурс идей и сбор предложений дают отличный результат. Обратная связь со всеми сотрудниками позволяет улучшить клиентский сервис и продукты компании, определить направления развития корпоративной ответственности и, конечно, сэкономить миллионы.

Игнорировать знания своих специалистов экономически невыгодно. Интранет поможет собрать и обработать предложения от всех сотрудников корпорации.


Уменьшить нагрузку на сервера

Уменьшить нагрузку на сервера

По моим наблюдениям, каждый сотрудник корпорации в день получает до пяти писем из общей рассылки. Обычно так рассылают информацию о новых возможностях социального пакета с вложением материалов, новые шаблоны заявления на отпуск, объявления о корпоративных мероприятиях с картинками карты проезда и файлом программы мероприятия.

В среднем, одно письмо с вложением весит 1Мб. Если умножить 1Мб на 50 тысяч сотрудников, получается 50Гб места на сервере. Внушительно для одного письма ежедневно.

Можно загрузить новые приказы в интранет, а ссылку на документы разместить в новостной ленте корпоративного портала. Так объём необходимого хранилища составит всего 1 Мб, а сотрудники будут вовремя оповещены.

Знакомство сотрудников с новыми документами через информационную ленту интранета может значительно сократить нагрузку на сервера компании. А это — снова экономия.


Экономить на оформлении документов

Экономить на оформлении документов

Заявления на отпуска и командировки, справки в посольство и для оформления ипотеки, заказы пропусков и переговорной — стандартные документы, которые требуются очень часто.

Оформление бумаг вручную экономически невыгодно. Посмотрим на примере получения справки для посольства:
— сотрудник звонит в отдел кадров и заказывает справку — 5 минут;
— отдел кадров готовить справку — 10 минут;
— сотрудник идёт в отдел кадров и забирает документ — ещё 15 минут.

Пять, десять и пятнадцать минут — в итоге на рутинную операцию ушло целых полчаса.

Если в компании есть интранет с функционалом workflow для заявок, на заказ и получение справки сотрудник тратит не более двух минут. В личном кабинете он открывает раздел «Справки», находит нужный документ, заполняет и отправляет его на визирование в отдел кадров. Останется забрать документ у секретаря, это можно сделать по пути домой. На всё уходит не более пяти минут.

Кроме того, сотрудник не становится «просителем», не сталкивается с бюрократией и поэтому лучше себя чувствует на работе. Так интранет улучшает настрой сотрудников и их продуктивность.


Поддерживать командный дух

Поддерживать командный дух

Сложно поддерживать командных дух, если в компании тысяча сотрудников или десятки филиалов по всей стране. Мой опыт показывает, что наличие Справочника с фотографиями и личной информацией о сотрудниках хорошо решает эту проблему.

Незнакомец в лифте вдруг оказывается Александром из юридического департамента, с кем вы вчера по телефону обсуждали проект договора. А девушка, которая уронила документы на лестнице, — Мария из отдела планирования и бюджета. Вы уже неделю обсуждаете проект приказа о финансовой помощи сотрудникам по электронке.

Абстрактные коллеги превращаются в близких и понятных людей. С ними легче почувствовать себя частью команды, которая вместе делает что-то важное.

Интранет — эффективный инструмент бизнеса

Я рассказала пять историй о самых популярных улучшениях бизнеса через интранет. Но их гораздо больше, потому что в каждой компании корпоративный портал проектируется для решения индивидуальных задач. Среди них могут быть:

● экономия времени сотрудников и денег компании на поиск информации;
● развитие единого информационного поля между центральным офисом и региональными подразделениями;
● развитие базы идей по повышению эффективности бизнеса, качеству клиентского сервиса, совершенствованию бизнес-процессов;
● минимизация распространения недостоверной, неактуальной информации;
● развитие нематериальной мотивации и формирование командного духа;
● ускорение процесса адаптации новых сотрудников;
● продвижение продуктов компании и привлечение клиентов среди числа сотрудников;
● единый канал трансляции информации сотрудникам;
● повышение вовлеченности региональных сотрудников в формирование корпоративной базы знаний.


Мы будем рады помочь с проектированием интранета для решения ваших задач, пишите: intranet@rivelty.ru.

Поделиться в социальных сетях